Relaties

Een mailing kan via Relaties aangemaakt worden. Zodra deze module is geopend, kan, via de zwarte balk onder het hoofdmenu, de sub-module Communicatie geopend worden. 

Communicatie

Binnen de module Communicatie bevinden zich aan de linker kant van het scherm een aantal tabbladen, klik hier op het tabblad Mailings.

Mailings

Via dit tabblad kunnen mailings naar wens toegevoegd worden door op de knop (+) Toevoegen te klikken. Door op deze knop te klikken zal er een ander venster geopend worden. Vanuit dit venster kan een mailing naar wens vormgegeven worden. Eerst zullen er nog wel een aantal zaken ingesteld moeten worden, namelijk:

  1. Naam: In dit veld kan de naam van de mailing op worden gegeven. De naam die aan de mailing toe wordt gekend, zal alleen binnen het systeem zichtbaar zijn. 
  2. Onderwerp: De waarde die in dit veld ingevoerd wordt, zal ook als onderwerpregel aan de mailing gekoppeld worden. Ontvangers van de mailing zullen deze regel ook te zien krijgen. 
  3. Gebruikers: Via dit veld kan een filter ingesteld worden. Via dit filter zal het systeem zoeken naar alle relaties die voldoen aan de gestelde zoekcriteria. 
    1. Een zoekfilter kan ingesteld worden dor op de knop (+) Filters beheren te klikken. Er zal dan een scherm worden geopend waarin alle filters terug te vinden zijn. Druk binnen dit scherm op de knop (+) Toevoegen zoekcriteria om het scherm te open van waaruit een nieuw zoekfilter in kan worden gesteld.
    2. Geef het zoekfilter een naam door een waarde in te voeren in het veld Titel.
    3. Selecteer een zoekcriterium bij Veld. Bvb. Gebruikersstatus
    4. Geef vervolgens bij Type aan hoe naar het zoekcriterium moet worden gezocht.
    5. In het veld Waarde kunt u de waarde ingeven waarop het zoekfilter gebaseerd mag worden. Wanneer we gebruikersstatus als Veld hebben geselecteerd dan kan je bij waarde oa kiezen tussen voor geldig. Hiermee worden alle geledige leden geselecteerd. Als je kiest voor Geldig (actief) dan worden alle leden geselecteerd die een geldig abonnement hebben en de laatste 30 dagen een beozek hebben gebracht aan de sportclub.
      1. Zodra het zoekcriterium ingesteld is, kan deze op worden geslagen door op Aanmaken te klikken. Zodra dit is gedaan, zal het filteroverzicht weer worden geopend. 
      2. Via de knop Opslaan en zoeken zal het filter direct op worden geslagen. Het systeem koppelt dan ook automatisch alle relaties, die aan de zoekcritera voldoen, aan de mailing.

Zodra alle bovenstaande stappen zijn doorlopen, kan de mailing vorm worden gegeven. Dit kan via de tekstverwerker onder het kopje Sjabloon gedaan worden. Naast de verschillende functies die de tekstverwerker biedt, kan er binnen de mailing ook gebruik worden gemaakt van zogenaamde Tags. Deze Tags bevinden zich onder de tekstverwerker. Hieronder een overzicht van de verschillende tags die gebruikt kunnen worden en de informatie die ze binnen de mailing laten zien:

  1. User first name: Laadt de voornaam van de ontvanger in vanuit zijn/haar profiel.
  2. New password: Koppelt automatisch een wachtwoord aan de ontvanger waarmee in het reserveerportaal ingelogd kan worden,
  3. Member number: Geeft bij versturen het relatienummer van de ontvanger weer binnen de mailing.
  4. User name: Laadt de volledige naam van de ontvanger in vanuit zijn/haar profiel.
  5. User email: Laadt het emailadres van de ontvanger in vanuit zijn/haar profiel.
  6. User last name: Laadt de achternaam van de ontvanger in vanuit zijn haar profiel.

Nu de mailing vorm is gegeven, kan deze opgeslagen worden door op Aanmaken te klikken. Het mailingoverzicht zal weer geopend worden zodra alle wijzigingen op zijn geslagen. Door op de mailing te klikken zal er wat aanvullende informatie met betrekking tot de mailing zichtbaar worden. Per mailing zullen onderstaande gegevens vermeld worden:

  1. De naam van de mailing.
  2. De verzendstatus van de mailing.
  3. De naam van degene die de mailing aan heeft gemaakt.
  4. Het aantal aan de mailing gekoppelde gebruikers.
  5. Het aantal keren dat de mailing al is verstuurd, uitgedrukt in emails

Naast bovenstaande gegevens, zijn er ook nog een aantal actieknoppen beschikbaar, namelijk:

  1. Bewerken: Keer terug naar het scherm van waaruit de mailing naar wens aan kan worden gepast.
  2. Voorbeeld: Bekijk een voorbeeld van hoe de mailing er uit komt te zien zodra deze verstuurd wordt.
  3. Gebruikers weergeven: Blader door de lijst met relaties die aan de mailing zijn gekoppeld.
  4. Controlepaneel: Open het paneel van waaruit de mailing kan worden verzonden.

Via het controlepaneel kan de mailing verstuurd worden. Met behulp van de functie Testzending kunt u uzelf eerst nog een testzending toesturen. Indien deze naar wens is, kan de mailing vervolgens verzonden worden door op Verzenden te klikken. Nadat de mailing verzonden is, kan de Rapportage op worden gevraagd. In dit scherm wordt weergegeven wie de mail zullen/hebben ontvangen en hoe lang het duurt om de mailing naar iedereen te versturen. Daarnaast wordt in dit scherm ook weergegeven hoe vaak de mailing geopend is en door wie.